Základy emailové komunikace


Prosíme, dodržujte některá základní pravidla při komunikaci s naší firmou, pojďme spolu ušetřit spoustu času, jak Vám (odesilateli), tak nám (příjemci).

Prozatím nechceme přistupovat k řešení vyřizování požadavků našich klientů přes softwarový helpdesk (program, do kterého je nutné se přihlásit a zadat svůj požadavek pře webovou aplikaci, jinak nebude vyřízen).

Výstižný předmět emailu

Mail bez předmětu často „padá“ do nevyžádané pošty (spamu). Navíc se stává obtížně dohledatelným, při převodu emailu na úkol je nutné záznam editovat a dopisovat předmět.

Maily či úkoly bez předmětu jsou vždy na konci k vyřízení, nehledě na příznak zprávy, nehledě na důležitost zprávy uvnitř mailu.

Jeden mail, jeden předmět, jeden úkol

Pokud uvedete různorodé úkoly v jednom mailu, není možné z toho mailu vytvořit jednoduchým způsobem úkoly. Pokud je v mailu uveden požadavek na úpravu webu, v dalším bodě úprava grafického návrhu u reklamního banneru, ve třetím termín návrhu na školení a ve čtvrtém schůzka v restauraci na kávu, je až nemožné vše zpracovat a na nic nezapomenout.

Nedivte se tedy, že se Vám nedostane na některé věci odpovědi či některé věci nejsou vůbec zaregistrovány.

Jasně, stručně, výstižně

Pište k věci, pokud je třeba řešit složitější věc, radši nám zavolejte, případně si vyžádejte telefonní hovor od nás, rádi Vám zavoláme.

Historie emailu

Uvádět historii emailu je především slušnost, nemyslete si, že si někdo pamatuje, o čem si s vámi mailoval minulý týden. Už vůbec se neodvolávejte v jednom emailu na nějaký text z emailu před týdnem, uvedením data a času (v prvé řadě, dotyčný může mít rozdílný čas než vy, takže mail vůbec nedohledá, v druhé řadě, se u takovýchto případů používá citace).

Správné schránky na správné maily

Využívejte správné emailové schránky pro správné typy mailů:

Firemní obecné mail schránky

  • info@webprezent.cz – obecný email pro obecné nabídky, poptávky či dotazy
  • helpdesk@webprezent.cz – email určený pro veškeré zprávy týkající se úpravy stávajících webů, přednostně jsou vyřizováný žádosti o úpravu u klientů se službou Souhra. V případě, že je požadavek na úpravu již běžícího webu zaslán na jiný mail než tento, nemusí být požadavek vyřízen. V případě rozsáhlejší úpravy (např. úprava celého článku), přiložte podklady jako přílohy (jak texty, tak obrázky).
  • grafika@webprezent.cz – řešíte s námi grafické návrhy? logo? bannery? Prostě zakázky týkající se pouze grafiky, nikoli www stránek, použijte tento email.
  • podklady@webprezent.cz – při tvorbě rozsáhlejších a dlouhotrvajících projektů s častým zasíláním podkladů je možné využít tuto mail schránku. K použití této mail adresy budete z naší strany vyzváni.
  • ….@webprezent.cz – byla Vám přidělena mail schránka naší firmou? Jste tedy náš stálý klient, se kterým spolupracujeme celoročně, čehož si velice vážíme, avšak i tak pro úpravy již běžících webů používejte schránku helpdesk@webprezent.cz

Osobní emaily

Team WebPrezent

Team WebPrezent

Píšeme články a reporty, především však vytváříme www stránky, přinášíme klientům peníze pomocí internetového marketingu a v neposlední ředě také dáváme tvář firmám tvorbou loga na míru.
Team WebPrezent

Latest posts by Team WebPrezent (see all)